Aunque puede resultar tentador sumergirse de inmediato en lo más profundo de Process Mining, al igual que con cualquier otra tecnología transformadora, es esencial mantener la cautela.
A pesar de contar con herramientas intuitivas como Celonis, la estrategia de incorporar nuevas herramientas directamente en los equipos globales no siempre se traduce en el camino más eficaz o coherente hacia el éxito.
Desde Impact Group, partner de Celonis, hemos logrado una exitosa integración de su herramienta en una destacada empresa líder en la fabricación y transporte de artículos en el sector de consumo masivo. Gracias a esta colaboración, hemos optimizado los procesos operativos, ofreciendo a nuestro cliente una visión detallada y en tiempo real de su cadena de suministro, producción y logística. La capacidad única de Celonis para mapear y visualizar flujos de procesos ha permitido identificar cuellos de botella y sugerir mejoras, fortaleciendo la toma de decisiones informada y destacando nuestro compromiso con la excelencia y la innovación en la industria. Pero ¿cómo ha sido el viaje desde su integración?
El viaje del cliente hacia el Data Mining
El viaje de nuestro cliente hacia el Process Mining sigue una trayectoria compartida por muchos otros usuarios que integran Celonis. La compañía aspiraba a modernizar sus procesos de mejora continua y llevar sus prácticas de mapeo y descubrimiento de procesos a la era actual.
Tras identificar a Celonis como el aliado perfecto para esta tarea, se embarcaron en una evaluación de valor. Utilizando Celonis, el equipo analizó datos de un solo sistema, identificó ineficiencias en el proceso y captó directamente el valor de Process Mining. Sin embargo, lo crucial fue que este ejercicio rápidamente se transformó en una fuente constante de valor añadido.
¿Cuáles fueron las principales fases en la integración de Celonis?
1. Conexión y Preparación de Datos:
Configuración de Celonis conectándolo a fuentes de datos clave.
Extracción y preparación de datos para el análisis, asegurando calidad.
2. Análisis y Optimización de Procesos:
Identificación de problemas y oportunidades mediante visualización de procesos.
Implementación de mejoras para optimizar la eficiencia y el rendimiento.
3. Monitoreo Continuo y Gestión del Cambio:
Seguimiento en tiempo real y ajuste constante de procesos con Celonis.
Comunicación efectiva, formación y gestión del cambio para asegurar la adopción y la mejora continua.
Creciendo rápidamente y con confianza con plantillas globales
Según directivos de la compañía, una plantilla global para ellos implicaba la creación de un único modelo de datos aprovechables en varios sistemas fuente. Esto permitió que el análisis fuese utilizado por diversos equipos, en múltiples regiones, departamentos y sectores.
Las plantillas globales, habilitadas por Celonis, han establecido una sólida base para el Centro de Excelencia de Procesos del cliente. Explicaron que el propósito de su Centro de Excelencia global es aplicar las mejores prácticas para ofrecer soluciones prácticas y útiles a los equipos en su día a día. Para lograr esto, escucharon los requisitos de los usuarios, crearon análisis específicos y desplegaron estos análisis como plantillas globales, facilitando su adopción y repetición por otros equipos.
El acceso a plantillas globales alineadas con las prioridades estratégicas actuales de la empresa ayudó a los equipos de nuestro cliente a evitar el estancamiento en la toma de decisiones y el análisis. Además, les permitió comprender rápidamente las posibilidades de Process Mining y percibir el valor de manera inmediata. En lugar de tener que explorar la tecnología sin rumbo, los equipos cuentan con un punto de partida claro, desde el cual pueden expandirse hacia análisis personalizados y aprovechar una variedad más extensa de capacidades.
"Seguimos una metodología de arrastrar, caminar, correr. Intentamos que nuestros usuarios ingresen al sistema y a sus datos lo más rápido posible, sabiendo que continuaremos refinando esas historias de usuario y el análisis que creamos con el tiempo" afirmaron algunos trabajadores.
Facilitando el análisis impulsado por los equipos
Cuando se busca identificar los procesos, fuentes de datos y áreas comerciales más valiosas para analizar y explorar, resulta fundamental contar con una estrecha colaboración con los equipos.
Destacaron la importancia de iniciar cada nueva fase de análisis en conjunto con los clientes internos. En este proceso, se les consulta sobre las métricas más relevantes para ellos, las cuales suelen estar directamente relacionadas con sus objetivos estratégicos, como la puntualidad en la entrega o la eficacia de la comunicación.
No obstante, en muchos casos, los objetivos que desean alcanzar, ya sea la reducción de los tiempos de ciclo de entrega o la eliminación de obstáculos en la cadena de suministro, son tan amplios que un solo equipo no puede lograrlos de manera independiente. Afortunadamente, la estrategia basada en equipos y plantillas de Process Mining de nuestro cliente demostró ser una herramienta efectiva para abordar este desafío.
Avanzando gradualmente hacia el éxito organizativo general
El enfoque progresivo de la compañía en el despliegue y la adopción permitió a la empresa experimentar un rápido valor general, evitando abrumar a los equipos y sin comprometer la estrategia. Para ilustrar cómo se integra todo y qué aporta esta metodología al negocio, directivos de la empresa quisieron exponer un ejemplo.
"Un caso destacado es cómo mejoramos la puntualidad en la entrega en la región de América Latina", comentaron. "Previamente, realizamos algunos análisis en nuestro equipo en Chile, tras lo cual, recibimos solicitudes de ajustes en el análisis de plantilla proporcionado".
El equipo en Chile inició de manera simple, utilizando un análisis preconstruido suministrado por el Centro de Excelencia de Procesos. Sin embargo, identificaron rápidamente oportunidades para adaptar el análisis a sus necesidades, marcando así un avance en la madurez de Process Mining.
"Una vez que implementamos esas adaptaciones para ellos, el equipo pudo aprovechar el análisis para colaborar con nuestros socios, explicándoles los problemas en el proceso actual".
Este análisis personalizado brindó al equipo todos los elementos necesarios para obtener apoyo en la transformación del proceso. Con todos alineados y capaces de identificar claramente los obstáculos en los procesos entre ellos, se embarcaron en una remodelación completa de los procesos de entrega.
"Esa transformación generó mejoras significativas", afirmaron. "Observamos una reducción del 30% en el tiempo de contacto, una disminución del 40% en los cambios de precio y mejoras sustanciales en la puntualidad de entrega del proyecto. Fue un éxito rotundo para todos".
Y la mejor parte es que el valor de ese análisis no termina ahí. Una vez más, el análisis personalizado creado para el equipo en Chile se puso a disposición como una plantilla global, con resultados probados. Ahora, cuando los equipos en otros lugares desean explorar cuellos de botella similares, tienen todo lo que necesitan para comenzar de inmediato, iniciando el ciclo de nuevo.
